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Aumento de produtividade através da comunicação

A habilidade de conseguir se comunicar de forma eficaz é um dos maiores diferenciais para os gestores de todos os níveis das organizações, principalmente nos dias atuais.

A melhoria da produtividade, qualidade, entrega e a redução de custos, é o assunto em voga na maioria das reuniões formais ou nas conversas que os gestores estão abordando com seus liderados atualmente. E a competência de conseguir transmitir o recado para que as ações e estratégias competitivas sejam assimiladas e adotadas pelos receptores é essencial para o superação dos desafios.

O termo comunicação vem do latim “comunicare” que significa "tornar comum", e consiste no processo de transmitir ou receber mensagens através da relação entre um emissor e um receptor.

Falhas na comunicação interna incidem em serviços ou produtos não realizados porque não se sabia que era para fazer, como ou quando fazer; em serviços ou produtos feitos de maneira diferente do que deviam; ou ainda desnecessários (gerando perda de tempo, material); além disso a má comunicação gera atritos ou desentendimentos entre superior e subordinados ou colegas de trabalho, ou até pode provocar acidentes. Resumindo: falha de comunicação gera baixa produtividade.

Inúmeros são os treinamentos, cursos e palestras para melhorar a comunicação, e todos são com certeza necessários e a maioria inclusive consegue melhorar a conscientização e os resultados das empresas. O grande problema que os modelos atuais de comunicação (murais, portais, reuniões, etc.), muitas vezes não promovem o feedback do entendimento da comunicação emitida.

Outro aspecto da comunicação interna nas empresas muitas vezes é negligenciado, é o preparo e instrumentalização da liderança de primeiro nível, ou seja, a primeira pessoa na empresa para qual o funcionário deve se reportar.

Precisamos entender que do gestor de primeiro nível (cada empresa adota um termo para classifica-lo: líder de turno, encarregado, supervisor, chefe, etc.); que o funcionário precisa receber as informações da empresa, de forma concisa, rápida e sem deixar dúvidas aos receptores.  Também é esse gestor que deve assumir a responsabilidade pelo treinamento e pelo suporte interno ao funcionário.

Uma ferramenta que pode facilmente ser adotada pela empresa para instrumentalizar a liderança é o FACE TO FACE, ou em português CARA A CARA.

Trata-se de utilizar o sistema de comunicação eletrônica da empresa e elaborar um e-mail padrão, que é disparado para toda a equipe de liderança de primeiro nível, com informações padronizadas para todos ao mesmo tempo. Esse e-mail padrão informa qual é a urgência da comunicação, qual o público de deve receber a informação, e o respectivo conteúdo.

O momento é de rever e melhorar processos, e a comunicação também é um desses processos, e precisa ser reinventada!

Dietmar von Gilsa
Consultor
Proind Consultoria e Serviços SC Ltda.
dietmar@proindconsultoria.com.br