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Lean Office

28 de Fevereiro de 2015

O que é lean office, e como podemos implantá-lo?

Durante muito tempo as empresas se esforçam em implantar filosofias e ferramentas para melhorar sua qualidade, reduzir custos e aprimorar a entrega de bens e serviços. Contudo, os projetos concentram-se geralmente nos processos produtivos, determinando, por exemplo, os tempos de ciclo para a fabricação de determinados produtos, com a exatidão de duas casas após a vírgula.

Já há algum tempo, as empresas estão percebendo que possuem inúmeras oportunidades de melhorias também em seus processos administrativos, atualmente algumas empresas no Brasil já aliaram o Lean Manufacturing ao lean office. Os processos administrativos inclusive podem contribuir significativamente para a agregação de valor nos processos de fabricação de produtos e/ou prestação dos serviços.

No caso das empresas não industriais, o caso é mais complicado, pois as maiorias dos conceitos lean muitas vezes lhes são desconhecidos. Apesar disso empresas de serviços como, por exemplo, escolas e universidades, transportadores, seguradoras, e até mesmo grandes hospitais e laboratórios, estão implantando e com sucesso a filosofia e as ferramentas lean.

Atualmente já ocorrem pelo país inúmeros seminários e treinamentos para difundir estes treinamentos (leia mais...).

Diferente da área industrial, nos processos administrativos não necessariamente são necessários grandes investimentos em alteração de layout ou alterações na estrutura operacional, na maioria dos projetos de lean office a simples revisão do “como” o processo é realizado (MFV atual e futuro), criam inúmeras oportunidades de melhoria. O lean office utiliza principalmente as ferramenta de 5S’s (inclusive 5S’s digital), Células de Produção, Gestão Visual, Fluxo Continuo, Trabalho Padronizado.

A metodologia de implantação do lean em processos administrativos de assemelha aos projetos na área industrial. Na Marisol (Unidade de Jaraguá do Sul-SC), a condução do lean office é feita pelo gerente da área de Recursos Humanos, o qual apresenta a evolução dos projetos mensalmente no Comitê de lean.

Cada área estabelece uma equipe multidisciplinar para mapear os processos e desenvolver os projetos através de planos de ação. Todo o plano de implantação do lean office é sustentado pelo envolvimento e capacitação das pessoas envolvidas nos processos.

Alguns exemplos de processos que são tratados no lean office:

Ø Recrutamento e seleção de novos colaboradores;

Ø Desenvolvimento de novos produtos;

Ø Outsourcing;

Ø Cadastramento de pedidos;

Os principais resultados obtidos através do lean office estão relacionados a redução do tempo de atravessamento (lead time dos processo), melhoria da assertividade (redução de erros), e principalmente a simplificação do trabalho.

A implantação da filosofia e ferramenta lean no ambiente administrativo necessita também do envolvimento e comprometimento da alta administração, a qual deve demonstrar a devida importância ao tema, para que todos de comprometam em rever seus processos. A implantação também não se restringe a grandes empresas, pode e deve ser aplicado em qualquer tipo de organização, industrial ou de serviços, pequena ou grande, não importa. O lean office permite identificar quais atividades não agregam valor e como podem ser otimizadas ou eliminadas, criando assim estruturas enxutas, ágeis e com processos padronizados, que atendam às exigências de competitividade das organizações.

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